In de begindagen van internet vertrouwden sommige mensen op e-maildiensten om gegevens voor hen op te slaan. U hoeft alleen maar een bijlage naar uzelf te e-mailen met informatie die u wilt opslaan, en de service heeft deze online voor u bewaard. U kunt deze techniek nog steeds gebruiken om uw gegevens op internet-e-mailservices zoals Gmail op te slaan. Als je dat doet, ontdek je de voor- en nadelen van het online opslaan van informatie met Gmail.
Gmail gebruiken om gegevens op te slaan
Tenzij u alleen tekstinformatie in Gmail wilt opslaan, moet u een bijlage maken met uw gegevens. Doe dat door op "Opstellen" te klikken, op "Bestand bijvoegen" te klikken en een bestand te selecteren dat u wilt bijvoegen in het venster Bestand uploaden dat wordt geopend. Gmail geeft een link weer met de naam van het bestand hierboven. Die link toont ook de grootte van het bestand. Voeg extra bestanden toe door op de link "Nog een bestand bijvoegen" te klikken. Typ uw Gmail-adres in het tekstvak "Aan", klik op "Verzenden" en Gmail stuurt u het bericht met de bijlage.
Voordelen van Gmail-opslag
Gebruik Gmail om gegevens op te slaan en je hebt er toegang toe vanaf elke locatie met een internetverbinding. Log gewoon in op uw Gmail-account en zoek het bericht dat uw gegevens bevat. U kunt uw informatie ook niet verliezen; dat kan gebeuren wanneer u het opslaat op een harde schijf die mogelijk defect raakt. Door gegevens in Gmail bij te houden, kunt u ze ook gemakkelijk met anderen delen. Als een van je berichten bijvoorbeeld een video bevat die je wilt delen, kun je deze doorsturen naar een vriend zonder dat je de video eerst hoeft te uploaden.
nadelen
Uw Gmail-account is eindig en Google beperkt de hoeveelheid gegevens die het kan bevatten tot 10 GB. Google baseert uw opslaglimiet op het totale aantal berichten in alle mappen, inclusief Prullenbak en Spam. Een ander nadeel doet zich voor als je internetverbinding wegvalt. Dat kan catastrofaal zijn als u onmiddellijk toegang nodig heeft tot uw gegevens. Het bijhouden van uw gegevens kan ook een uitdaging zijn als u tientallen of honderden afzonderlijke e-mailberichten moet beheren. Het kost ook tijd om een bericht op te stellen en te verzenden, alleen om gegevens op te slaan die u online wilt opslaan. Onthoud dat u elke keer dat u een bijlage aan een e-mailbericht wilt toevoegen, een bestandsselectievak moet openen.
Overwegingen
Let op de Quota-indicator onder aan je Gmail-scherm. Het toont de hoeveelheid opslagruimte die uw account gebruikt. Wanneer je je limiet nadert, wil je misschien berichten in de mappen Prullenbak en Ongewenste e-mail verwijderen. Je kunt berichten met bijlagen vinden door "has:attachment" -- zonder aanhalingstekens -- in het tekstvak "Zoeken" van Gmail te typen. U kunt ook een lijst met berichten weergeven waarvan de grootte een bepaalde waarde overschrijdt. Als u bijvoorbeeld berichten wilt vinden die groter zijn dan 2 MB, typt u "size:2000000" -- zonder de aanhalingstekens -- in het zoekvak. U kunt ze vervolgens verwijderen om ruimte vrij te maken.
Alternatieve opslagoplossingen
Google Drive kan u helpen uw gegevens productiever te beheren. Met Google Drive kunt u bestanden uploaden naar een Google Docs-account die u online kunt bekijken. Je hebt ook de mogelijkheid om de Google Drive desktop-app te installeren. Het bevindt zich op de achtergrond en synchroniseert bestanden op uw harde schijf met die in uw online Google Drive-account. Meld u aan voor een gratis account door de Google Drive-webpagina te bezoeken (zie bronnen).
