Hoewel het misschien een goed idee lijkt, is het een kunst om een zakelijke bijeenkomst via e-mail op te zetten. Als u van plan bent om lunch bij uw vergadering op te nemen, moet u nog een paar dingen overwegen. Het basisidee hier is om er niet over na te denken en kostbaar werk of persoonlijke tijd te verspillen aan de details -- maar tegelijkertijd moet je rekening houden met de behoeften en motivaties van de ander.
Stap 1
Schrijf relevante informatie in de onderwerpregel van de e-mail, waarmee wordt aangegeven dat de e-mail een uitnodiging voor de lunch is. Gebruik geen vervelende hoofdletters of emoticons in de onderwerpregel - of waar dan ook in zakelijke communicatie, wat dat betreft. Geef in plaats daarvan duidelijk en professioneel uw doel aan; u kunt bijvoorbeeld gewoon "Lunchafspraak woensdag?" typen. of iets dergelijks.
Stap 2
Begin met een hartelijke en professionele begroeting. Als u met deze zakelijke contactpersoon op voornaam spreekt, mag u de persoon in de begroeting bij zijn voornaam aanspreken, zoals 'Beste Scott' of gewoon 'Scott:'. Als je de persoon niet zo goed kent, gebruik dan de achternaam en "Mr." of "mevrouw."
Stap 3
Geef aan dat je de persoon wilt ontmoeten voor een lunchafspraak en vertel vervolgens waarom je wilt afspreken.
Stap 4
Geef een paar opties voor de datum en tijd, gebaseerd op uw kennis van het schema van de persoon. Als je bijvoorbeeld een restauranteigenaar ontmoet wiens restaurant een speciale deal aanbiedt op vrijdag, vraag hem dan niet om op vrijdag af te spreken. Vertel de persoon op welke dagen en tijden je beschikbaar bent en bied een paar dagen of tijden aan om uit te kiezen. Je kunt de datum en tijd ook overlaten aan het oordeel van de andere persoon, maar dit kan betekenen dat je meer e-mails heen en weer moet sturen om daadwerkelijk een voor beide partijen geschikte datum te bepalen.
Stap 5
Stel een paar restaurants voor waarvan u denkt dat ze geschikt zijn voor het soort vergadering dat u gaat houden. Als u bijvoorbeeld serieuze, intieme details over de zaken van de persoon wilt bespreken, is het waarschijnlijk een slecht idee om een afspraak te maken in de plaatselijke pub waar al zijn vrienden regelmatig samenkomen. Op dezelfde manier waarop je verschillende datums en tijden hebt voorgesteld, suggereer je een paar plaatsen om de andere persoon de kans te geven om te kiezen.
Stap 6
Laat de ontvanger weten wat zijn volgende stappen zijn, evenals alle details die hij mogelijk wil weten over uw follow-up. Als je binnen een bepaald tijdsbestek iets moet horen om je agenda vrij te houden, zeg dat dan op een beleefde manier. Als je na de e-mail een paar dagen de stad uit bent, laat hem dan weten dat je contact met hem opneemt als je terugkomt.
Meld u op een hartelijke manier af, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groet'. Als uw e-mails geen automatische handtekeningregel bevatten die uw contactgegevens bevat, moet u uw telefoonnummer en andere belangrijke contactgegevens onderaan de e-mail vermelden.
