Elke e-mail die in je Gmail-inbox binnenkomt, is daar voor altijd, tenzij je deze handmatig verwijdert. Een van de principes achter Gmail is dat het gebruikers voldoende ruimte geeft om al hun berichten te archiveren in plaats van ze te verwijderen, zodat ze op elk moment in de toekomst kunnen worden opgeroepen via zoeken of labels.
E-mails bewaren
U hoeft zich geen zorgen te maken dat uw Gmail-berichten verdwijnen zodra ze een bepaalde leeftijd hebben bereikt - de service houdt vast aan al uw e-mails, ongeacht hoe oud ze zijn. Elk bericht wordt verrekend met je totale opslagruimte (iets meer dan 10 GB voor nieuwe accounts vanaf mei 2013), dus je kunt zo lang als je wilt zoveel berichten bewaren als je wilt. Als je ervoor kiest om een bericht te archiveren, wordt het van je inbox verplaatst naar het gedeelte Alle berichten van Gmail, waar het kan worden opgeroepen via een zoekopdracht of door terug te klikken door je berichten. U kunt ook labels aan uw berichten toevoegen om ze gemakkelijker terug te kunnen vinden nadat ze zijn gearchiveerd.
E-mails verwijderen
Gmail bewaart je e-mails als je wilt, maar je kunt ze ook handmatig verwijderen (of een filter instellen om ze automatisch te verwijderen). Door op de verwijderknop op een e-mailpagina (het prullenbakpictogram) te klikken, wordt die e-mail naar de map Prullenbak verplaatst, waar deze na een periode van 30 dagen permanent wordt verwijderd. Het verwijderen van e-mails is een optie wanneer u een filter maakt; nogmaals, berichten worden 30 dagen naar de Prullenbak verplaatst. Het verwijderen van e-mails is een handige manier om opslagruimte vrij te maken binnen Gmail en betekent dat de service minder rommel heeft om door te werken bij het uitvoeren van zoekopdrachten. Als Gmail e-mails als spam markeert, worden deze berichten ook automatisch na 30 dagen gewist. Daarom is het de moeite waard om regelmatig uw Spam-map te controleren om er zeker van te zijn dat er geen echte berichten zijn achtergebleven.
Geen ruimte meer
Als je geen ruimte meer hebt in je Gmail-account, worden nieuwe e-mails teruggestuurd naar de afzender. De e-mails die je al in je inbox en archief hebt opgeslagen, blijven onaangetast en worden niet verwijderd, tenzij je ze specifiek wist. Houd er rekening mee dat het downloaden van berichten via een desktopclient van derden ze niet automatisch uit uw Gmail-account verwijdert. U kunt er ook voor kiezen om extra opslagruimte bij Google aan te schaffen om meer e-mails in de cloud op te slaan. Volg de instructies op de opslagruimtewaarschuwing voor meer informatie.
Accountinactiviteit
Google behoudt zich het recht voor om uw account na een periode van negen maanden te verwijderen als u zich in die tijd niet heeft aangemeld. Dit brengt uw e-mails in gevaar als u voor een langere periode van uw account bent afgesneden. Google biedt een functie voor inactief accountbeheer, waarmee u een lijst met vertrouwde contacten kunt opgeven die na een bepaalde periode van inactiviteit toegang hebben tot uw berichten en andere inhoud van Google-producten en deze kunnen downloaden. Open de pagina Inactieve accountmanager om deze in te stellen.
