In 2010 werden 107 biljoen e-mailberichten via internet verzonden. Ter vergelijking: jaarlijks worden er ongeveer 160 miljard poststukken verwerkt door de U.S. Postal Service. Het wijdverbreide gebruik van e-mail heeft verschillende voordelen, waaronder snelheid en lage kosten. Hoewel ze heel gewoon zijn, hebben e-mailberichten enkele nadelen, en het traditionele postkantoor is zelfs in de 21e eeuw nuttig.
Snelheid
Een van de belangrijkste voordelen van e-mail is snelheid. Terwijl een elektronisch bericht letterlijk met de snelheid van het licht kan reizen, kan een traditionele brief op een postkantoor er dagen of zelfs weken over doen om zijn bestemming te bereiken. Het directe karakter van e-mail kan een belangrijk voordeel zijn voor bedrijven, die snel kunnen samenwerken en informatie kunnen delen.
De snelheid van e-mail kan echter ook een nadeel zijn. Omdat e-mails met slechts een paar klikken kunnen worden verzonden, worden ze veel vaker gebruikt dan hun traditionele papieren tegenhangers. Als een groot aantal e-mails te snel de inbox vult, kunnen gebruikers overweldigd raken of afgeleid worden door de hoeveelheid berichten. Het kan tijdrovend zijn om een groot aantal irrelevante e-mails die allemaal snel naar één ontvanger worden gestuurd, te doorzoeken.
Kosten
E-mail is een extreem goedkoop systeem in vergelijking met een normaal postkantoor. Als een computer eenmaal is aangesloten op internet, zijn er vrijwel geen kosten meer nodig om elektronische berichten te verzenden. De kostenbesparingen van e-mail zijn vooral waardevol voor bedrijven, die honderden of zelfs duizenden berichten per dag kunnen verzenden. Als in plaats daarvan traditionele brieven worden gebruikt, zijn de verzendkosten en benodigdheden aanzienlijk.
Goedkope berichten hebben één groot nadeel: spam. Marketeers of zelfs fraudeurs kunnen e-mails versturen zonder te worden beperkt door verzendkosten. Dit leidt tot een groot aantal ongewenste spamberichten die door de ontvanger moeten worden gefilterd en verwijderd. De tijd en middelen die besteed worden aan het omgaan met spam kunnen van invloed zijn op de productiviteit van individuen en bedrijven.
Aandacht
E-mailberichten zijn over het algemeen minder persoonlijk of belangrijk dan brieven die via het postkantoor worden verzonden. Dit heeft zowel voor- als nadelen. Enerzijds zorgen onpersoonlijke en wegwerp-e-mails ervoor dat gebruikers zich niet verplicht voelen om op elk bericht te antwoorden. Mensen kunnen hun aandacht richten op alleen de meest relevante e-mails en onnodige berichten verwijderen.
Aan de andere kant krijgen gepersonaliseerde brieven die via het postkantoor worden verzonden vaak een aandachtsniveau dat e-mails missen. Het ontbreken van een persoonlijk tintje in een e-mail kan ertoe leiden dat een ontvanger belangrijke details mist of het bericht volledig negeert. Een traditionele brief kan een goede manier zijn om op te vallen en een boodschap te laten opvallen.
Formaat
E-mails hebben doorgaans een informeel formaat en zijn zeer geschikt voor korte to-the-point correspondentie. Dit kan een groot voordeel zijn voor mensen die willen samenwerken of chatten in een ongedwongen omgeving.
Ook het informele karakter van e-mail kan een nadeel zijn. Belangrijke documenten, zoals juridisch bindende contracten, moeten doorgaans via een traditioneel postkantoor worden verzonden. Deze methode wordt gezien als formeler en betrouwbaarder, terwijl e-mailberichten beperkt zijn tot routinematige communicatie.
