Faxapparaten waren ooit alomtegenwoordig in kantooromgevingen, maar zijn tot op zekere hoogte uit de mode geraakt met de komst van e-mail- en scantechnologie. Sommige kantoren vertrouwen echter nog steeds op faxen om papieren documenten te delen die moeten worden ondertekend. Om dit te vergemakkelijken, zijn er softwarefaxtools beschikbaar om faxen vanaf uw computer te verzenden. Aangezien faxmachines doorgaans een modem nodig hebben, stelt een softwarefaxmodem uw computer in staat om faxinformatie via een telefoonlijn naar een faxmachine te verzenden.
Basisprincipes van het faxapparaat
Een faxapparaat werkt door gedigitaliseerde documentinformatie via een telefoonlijn te verzenden. Het faxapparaat scant het document en registreert de gegevens als een stroom van bits, enen en nullen. Vervolgens maakt het verbinding met een aangesloten telefoonlijn en belt het naar een ander faxapparaat, ongeveer op dezelfde manier waarop u iemand zou bellen met een telefoonnummer. De twee faxapparaten communiceren via de telefoonlijn en de documentinformatie gaat naar de tweede machine, die het document zelf afdrukt.
Softwaremodem
Faxapparaten hebben een telefoonlijn nodig om verbinding te maken en gegevens te verzenden. Computermodems werken op dezelfde manier, met behulp van een telefoonverbinding om verbinding te maken met computerservers en om gegevens te verzenden en ontvangen. Deze modems functioneerden vroeger als zelfstandige hardwareapparaten, die geleidelijk veranderden in geïntegreerde apparaten op het moederbord van een computer. Later kwam de "software"-modem tot stand. De softwaremodem emuleert de functionaliteit van een hardwaremodem, maar doet dit volledig via software. Zo heeft de computer geen fysieke modem nodig, maar alleen de softwaremodem die op het besturingssysteem draait.
Software Data Fax Modems
Met de combinatie van een softwaremodem en een faxapparaat krijgt u een softwarefaxmodem geïntegreerd in een besturingssysteem. In plaats van een apart faxapparaat te hebben, kunt u berichten verzenden en ontvangen via de softwarefax en datalijn op uw computer. Hierdoor kunt u documenten rechtstreeks vanaf uw computer naar andere faxapparaten verzenden en documenten op dezelfde manier ontvangen. U kunt deze documenten vervolgens naar eigen inzicht afdrukken of e-mailen.
Toepassingen
Het belangrijkste voordeel van de softwarefaxmodem is dat er geen apart faxapparaat meer nodig is. Een ander voordeel is de naadloze integratie van faxdocumenten met uw documentverwerkingssoftware. Bovendien komen deze gefaxte documenten vaak naar uw computer, hoogstwaarschijnlijk als TIFF, PDF of JPEG. In deze gevallen kunt u optische tekenherkenningstechnologie gebruiken om de tekens van de afbeelding te scheiden en het document om te zetten in computerleesbare tekst, zodat u het document in verschillende tekstbewerkingsprogramma's kunt importeren.
