Het digitale tijdperk heeft ons zoveel manieren gegeven om met elkaar te communiceren -- van teksten tot Skype en een tiental technologieën daartussenin. Zowel mondelinge als schriftelijke communicatie hebben tegenwoordig hun plaats in het bedrijfsleven, en een productief kantoor moedigt etiquette aan bij alle communicatiemethoden. Het gebruik van slechts het een of het ander belemmert het vermogen van een medewerker om effectief te communiceren met klanten, klanten en collega's. Hoewel e-mail uw nauwgezette werkrecord kan laten zien, is er geen emoticon zo effectief als een echte, face-to-face glimlach wanneer u praat.
Records
Er is een reden waarom e-mails vaak ter sprake komen tijdens overheidsschandalen; ze laten niet alleen zien wat iemand zei, maar ook wanneer ze het zeiden, dus als je een blijvende communicatie met iemand nodig hebt, geeft e-mail je een digitaal papieren spoor. Bovendien kunnen de herinneringen van mensen aan gesprekken in de loop van de tijd variëren, ze nemen mogelijk geen belangrijke details weg uit een mondelinge discussie en het is gemakkelijker om uw punt in een kantoorsituatie te staven als u de digitale kopie hebt om het te bewijzen. Als iemand uw e-mail verwijdert of erop staat dat ze deze nooit hebben ontvangen, is uw enige record mogelijk uw map 'Verzonden'. E-mail kan ook een effectieve manier zijn om de geschiedenis van een project te bekijken en wie het meest waardevolle bezit van het team was.
Begrip
Communicatie tussen collega's omvat meer dan alleen woorden. Je collega's lezen je gezichtsuitdrukking en je lichaamstaal, en registreren de toon van je stem tijdens een gesprek. Wanneer je oog in oog met iemand staat, pik je deze signalen op en ze helpen je begrip van de betekenis van de ander te verdiepen. Hoewel een goed geformuleerde e-mail direct en duidelijk kan zijn, kunnen woorden op een scherm soms verkeerd worden geïnterpreteerd en aanstootgevend zijn, vooral als je sarcasme of humor probeert. Het kan ook minder tijd kosten om gewoon door de gang te lopen of de telefoon op te nemen en zorgen in detail te bespreken dan om een lange e-mail op te stellen.
Emotie
Soms is het gewoon te moeilijk om bepaalde situaties met collega's te bespreken, en mensen wenden zich vaak tot e-mail om zich uit te drukken zonder zenuwachtig te worden. Je hebt tijd om na te denken over wat je wilt zeggen en je kunt die boodschap zonder nervositeit of stotteren overbrengen. Je hebt de tijd om een intelligent beredeneerde vraag of opmerking te maken. Dat kan echter tweerichtingsverkeer zijn, omdat sommige werknemers het gemakkelijker vinden om spottend, beledigend of onbeleefd te zijn wanneer ze via e-mail communiceren. Wanneer emoties hoog oplopen, sturen mensen vaak berichten met woorden die ze persoonlijk nooit zouden gebruiken.
Sociale vaardigheden
Door e-mails te schrijven, kunnen collega's ongemakkelijke of moeilijke gesprekken vermijden, maar het helpt hen niet om het probleem direct aan te pakken. Hoewel een gesprek van aangezicht tot aangezicht soms ongemakkelijk kan aanvoelen, zal ervaring dat gevoel verminderen. Praten met collega's maakt je bewuster van je eigen non-verbale communicatie. Samen praten schept een band op kantoor en toont respect voor mensen, of het nu gaat om lof voor een goed uitgevoerde taak of een waarschuwing voor een onaanvaardbare situatie.
