E-mail, effectief gebruikt, kan een goedkope en efficiënte methode zijn voor communicatie binnen bedrijven. Er kunnen onderweg echter veel dingen misgaan, vanwege de aard van e-mail. Een uitgebreid e-mailbeleid kan helpen bij het definiëren van het juiste e-mailgebruik, maar zelfs als u deze stap zet, blijft er ruimte voor inefficiëntie en communicatiekloven.
Miscommunicatie
E-mail, als een vorm van schriftelijke communicatie, komt niet met de allerbelangrijkste non-verbale signalen die verantwoordelijk zijn voor veel van ons begrip. Daardoor komen sarcasme, humor en sterke emotie vaak niet goed over bij de lezer. Soms werkt het averechts, waarbij de lezer emotie toeschrijft aan iets dat niet met die bedoeling is geschreven. Degenen die niet bekend zijn met e-mail kunnen in hoofdletters schrijven of overmatige interpunctie gebruiken om iets te markeren, zonder zich te realiseren dat die elementen emotie met zich meebrengen. Dit kan leiden tot miscommunicatie die werkrelaties onnodig kan schaden.
Verspilde tijd
E-mail biedt een kans voor afleiding op het werk. Werknemers kunnen op oneigenlijke wijze zakelijke e-mail gebruiken om persoonlijke notities of grappen door het kantoor te sturen. Zelfs als de e-mail relevant blijft voor het werk, kan het echter een afleiding zijn. Stel dat je bijvoorbeeld aan een project werkt en je e-mailclient op je bureaublad hebt geopend -- als je elke e-mail leest die binnenkomt en op sommige reageert -- een project dat nu misschien twee uur heeft geduurd, kan er vier in beslag nemen. Hoewel het een of twee keer per dag controleren van e-mail misschien efficiënter en voldoende is, hebben velen het gevoel dat ze iets belangrijks kunnen missen als ze hun inbox niet constant controleren.
Problemen met loskoppelen
Een voordeel van e-mail is dat u er gemakkelijk toegang toe heeft vanaf vrijwel elke locatie met een internetverbinding. Voor sommige bedrijven kan dit ook een serieus nadeel zijn, waardoor de werk-privébalans van werknemers in gevaar komt. Medewerkers die altijd verbonden blijven met hun werk, zullen sneller een burn-out krijgen dan degenen die tijd voor zichzelf nemen. Ze brengen misschien geen quality time door met hun familie of vrienden en voelen zich daardoor meer gestrest en minder voldaan.
Permanente registratie
Degenen die e-mail gebruiken voor communicatie binnen bedrijven, moeten ervoor zorgen dat de correspondentie civiel en duidelijk blijft. Met e-mail wordt het gemakkelijk om een snelle, boze reactie af te schrijven en deze zonder veel nadenken te verzenden. Die snelle en vijandige reactie is nu bekend; je kunt het niet terugnemen. Als werknemers of werkgevers het naar een hoger niveau tillen en iets beledigend of ongepasts zeggen, kan dat worden gebruikt als reden voor ontslag, of zelfs als bewijs tegen hen in de rechtbank. E-mail voegt een laag van afstand toe, waardoor mensen de moed krijgen om dingen te zeggen die ze misschien niet persoonlijk of via de telefoon zeggen.
