Vroeger begon veel zakelijke communicatie met een handdruk, maar dat is nu niet meer het geval. In de 21e eeuw is de kans groot dat je veel zakelijke en persoonlijke contacten hebt 'ontmoet' en ermee hebt gewerkt zonder hun gezichten ooit te zien. Veel van die interacties beginnen met e-mailcommunicatie. Als u een e-mail moet schrijven naar een persoon die u niet kent, volg dan een paar basisregels om ervoor te zorgen dat u professioneel blijft en niet beledigt.
Stap 1
Typ een beknopte onderwerpregel die beschrijft waarom u naar deze persoon schrijft. Omdat je de persoon niet kent, moet je duidelijk zijn waarom je schrijft. Mensen krijgen veel spam in hun inbox, dus als je een persoonlijke of zakelijke connectie hebt, is het misschien een goed idee om dit in de onderwerpregel te vermelden.
Stap 2
Gebruik 'mevrouw'. of "Dhr." en de achternaam van de persoon in de begroeting. Ga er nooit vanuit dat een vrouw getrouwd is, tenzij je zeker weet dat ze dat is; als zodanig, "mevrouw." is een meer neutrale manier om een vrouw aan te spreken. Als je niet zeker bent van het geslacht van de persoon, gok dan niet; gebruik in plaats daarvan de voor- en achternaam van de persoon. U kunt ervoor kiezen om "Geachte" te gebruiken als u dat wilt, zoals in "Geachte heer Smith", maar u kunt ook de "Geachte" weglaten en gewoon "Mr. Smith:" typen. Merk op dat je een komma nodig hebt als de "Geachte" wordt gebruikt en een dubbele punt als dat niet het geval is.
Beschrijf de reden waarom je schrijft of de connectie die je hebt met de persoon in de eerste regel van de e-mail. Veel mensen komen niet verder dan de eerste regel van de e-mail als ze aannemen dat het ongewenste e-mail is; Evenzo lezen sommige mensen hun e-mails op mobiele apparaten, die soms alleen de eerste regel van de e-mail tonen wanneer de e-mails in lijstindeling worden bekeken. Door uw intentie vooraf te vermelden, is de kans groter dat u een reactie krijgt.
