Mogelijk ontvangt u een e-mail waarin de afzender u verzoekt een antwoord te sturen om te bevestigen dat u hun bericht heeft ontvangen. Niet iedereen heeft de mogelijkheid om automatisch een ontvangstbewijs te laten verzenden wanneer u hun e-mail opent, dus als deze dringende of tijdgevoelige informatie bevat, moeten ze weten of deze uw inbox heeft bereikt. Het is ook een hoffelijkheid om mensen te laten weten dat je hun bericht hebt ontvangen wanneer je hebt gevraagd dat ze je documenten of andere informatie sturen.
Stap 1
Stuur de ontvangstbevestiging zo snel mogelijk. Een tijdige reactie is cruciaal in het bedrijfsleven, zelfs als de informatie in de e-mail niet tijdgevoelig is.
Stap 2
Bewerk indien nodig de onderwerpregel van de e-mail. U moet bijvoorbeeld mogelijk aangeven dat u een document bij het bericht hebt gevoegd, of dat bijgewerkte informatie in uw antwoord is opgenomen. Als u de onderwerpregel niet hoeft te bewerken, wordt het veld "Re:" automatisch ingevuld, zodat de ontvanger weet op welke e-mail u reageert.
Stap 3
Schrijf een volledige zin die aangeeft dat je het bericht hebt ontvangen, en ook wanneer je er actie op onderneemt. Het is professioneler om te zeggen: "Hallo Steve, ik heb de e-mail vanmorgen ontvangen. Ik neem later op de middag contact met je op" -- zodat de afzender weet dat je prioriteit geeft aan het terugbellen -- dan alleen schrijven, 'Begrepen. Bedankt.'
Houd de ontvanger op de hoogte van relevante ontwikkelingen. U kunt hier twee taken tegelijk uitvoeren: bevestig de originele e-mail en houd de ontvanger op de hoogte van relevante informatie. Het heeft geen zin om een tweede e-mail te sturen met de tekst: "Trouwens, de vergadering met betrekking tot de contracten die je me hebt gestuurd, is verplaatst naar 16.00 uur", terwijl je al een e-mailgesprek hebt over dat onderwerp.
