Of u het nu hebt over dierbare familiebrieven of essentiële zakelijke correspondentie, sommige informatie is te waardevol om te verliezen. Hoewel uw e-mail beveiligd is tegen mechanische storingen op de servers van Google, kunt u toch gegevens kwijtraken in het geval van inactiviteit van uw account of identiteitsdiefstal. Daarom is het een goed idee om regelmatig een back-up van uw e-mail te maken. Gmail biedt geen eenvoudige methode om e-mail massaal te exporteren, maar u kunt hetzelfde resultaat krijgen door een programma van derden te gebruiken om uw e-mail te downloaden.
POP & IMAP
Voor de meeste uitgebreide oplossingen moet u eerst POP of IMAP in Gmail inschakelen en vervolgens een van deze services gebruiken om uw e-mail te downloaden naar een speciale e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook, naar een slim apparaat zoals de iPhone of naar een programma van derden dat speciaal is bedoeld voor e-mail archiveren zoals Gmail Backup. Nadat u de e-mails hebt gedownload, kunt u ermee doen wat u wilt. Laat je niet door de acroniemen laten doorschemeren. "POP" staat voor Post Office Protocol en "IMAP" staat voor Internet Message Access Protocol, en het betekent alleen maar dat ze allebei een manier bieden om e-mail op te halen van een externe server, zoals de Gmail-servers van Google.
Configuratie en risico's
Gmail biedt gratis service voor zowel POP als IMAP. U kunt een van deze inschakelen in Gmail-instellingen. Gmail biedt ook ondersteuning om u te helpen bij het configureren van uw client, zodat u het niet alleen hoeft te doen als u niet weet wat u moet doen. Let er echter op dat u uw instellingen correct configureert wanneer u dit instelt. Als u niet goed oplet, kunt u na het downloaden per ongeluk e-mails uit uw Gmail-map verwijderen of uw e-mailback-ups besmetten door ze regelmatig bij te werken.
Gmail-filters
Als een minder krachtig maar gemakkelijker alternatief voor POP of IMAP, zou je Gmail-filters kunnen gebruiken om inkomende e-mail automatisch door te sturen naar een speciale e-mailclient, waar je vervolgens met de e-mail kunt doen wat je wilt, net alsof je het met POP hebt gedownload of IMAP. U kunt filters instellen in Gmail-instellingen.
Offline Gmail
Google biedt een applicatie aan met de naam Offline Gmail waarmee je Gmail kunt gebruiken zonder internetverbinding. Het werkt door alle benodigde informatie te downloaden om Gmail op uw pc uit te voeren, inclusief al uw e-mail, labels, contacten en andere persoonlijke informatie. Dit betekent dat u offline toegang hebt tot uw e-mails en zelfs nieuwe kunt verzenden, hoewel ze niet echt uitgaan en u ook geen inkomende e-mail ontvangt totdat u weer verbinding met internet maakt. Als u uw e-mail niet permanent hoeft te exporteren of naar een nieuwe bestandsindeling hoeft te verplaatsen, maar deze gewoon offline wilt kunnen openen, biedt offline Gmail wellicht de beste oplossing.
