Het informatietijdperk heeft vrijwel elk facet van de menselijke samenleving beïnvloed, en geen enkel gebied is meer getroffen dan communicatie. Effectieve communicatie is een essentieel onderdeel van het management in een bedrijf, en de opmars van informatietechnologie heeft het management een groot aantal hulpmiddelen gegeven om de effectieve communicatie van hun organisatie te maximaliseren. Met deze tools heeft de managementcommunicatie een fundamentele verandering ondergaan die de manier waarop het management met medewerkers en klanten communiceert opnieuw definieert.
Beschikbaarheid
Met de snelle verspreiding van informatietechnologie (IT) is het mogelijk geworden om medewerkers, klanten en collega's vrijwel altijd en overal te bereiken. Smartphones, laptops, tablets en desktopcomputers zijn allemaal voldoende geavanceerd om spraakoproepen, videoconferenties, instant messaging, e-mailbeheer en zelfs communicatie via sociale netwerken te ondersteunen. Dit betekent dat zelfs wanneer werknemers het kantoor verlaten, ze via een van hun andere apparaten kunnen worden gecontacteerd en dat problemen onmiddellijk kunnen worden aangepakt wanneer ze zich voordoen, in plaats van te wachten tot de volgende werkdag.
Dataoverdracht
IT maakt het ook mogelijk om op een efficiëntere manier belangrijke gegevens te verzenden. Draadloze datanetwerken bieden een toenemende bandbreedte voor datatransmissie, waardoor het downloaden en uploaden van belangrijke bestanden van en naar het werk vrijwel overal mogelijk is. Koppel de beschikbaarheid van geavanceerde software voor mobiele apparaten met directe toegang tot bedrijfsmiddelen en de mogelijkheden voor gegevensoverdracht zijn vrij groot. Het management van een ingenieursbureau kan bijvoorbeeld herziene blauwdrukken naar een bouwteam in een landelijke gemeenschap sturen via de tabletcomputer van de hoofdingenieur, terwijl het team op zijn beurt voortgangsrapporten terug kan sturen naar het management.
Communicatie tussen kantoren
De communicatie binnen het kantoor heeft ook veranderingen ondergaan met de IT-integratie. Als het management een kwestie privé met een medewerker moet bespreken, kan dit gesprek worden gevoerd via een instant messenger in plaats van de medewerker weg te bellen van zijn werkstation voor een vergadering. Leden van verschillende afdelingen kunnen allemaal met elkaar vergaderen via video- en spraakoproepen met behulp van messaging-software zoals Skype en andere communicatietools. Dit kan met name handig zijn wanneer twee afdelingen fysiek op aanzienlijke afstand van elkaar zijn gescheiden.
Toepassingsgebied
IT geeft het management de mogelijkheid om operaties van opmerkelijke schaal te overzien. Afhankelijk van de positie van de manager binnen het bedrijf en de grootte van het bedrijf, stelt IT het personeel in staat om over de hele wereld met elkaar te communiceren. Met snelle gegevensoverdracht waardoor grote bestanden in relatief korte tijd kunnen worden verzonden, stelt IT managers en werknemers in staat om wereldwijd een willekeurig aantal taken te coördineren. Conferenties kunnen worden gehouden met de hoofden van verschillende afdelingen over de hele wereld, zonder dure reiskosten.
Overwegingen
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en de benodigde services, kan het implementeren van een uitgebreid IT-systeem een kostbare aangelegenheid zijn. Als gevolg hiervan vereisen investeringen van deze omvang een zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat de kosten niet opwegen tegen de voordelen. Het hebben van bijna 24 uur per dag toegang tot werknemers moet ook zorgvuldig worden beheerd om overbelasting of inbreuk op de privacy te voorkomen. Doordat er meer communicatielijnen beschikbaar zijn, zijn er ook meer mogelijkheden voor inbraak door hackers en andere kwaadwillenden. Dit betekent dat uw beveiliging mee moet evolueren met uw IT-infrastructuur.
