De stemknop van Outlook biedt een handige manier om items ter goedkeuring voor te leggen aan supervisors of teamleden. Wanneer de ontvanger op een van de keuzes stemt, houdt Outlook het antwoord bij en kunt u een samenvatting bekijken van alle antwoorden op een specifiek bericht. U kunt een enkele persoon of een hele groep pollen, met eenvoudige keuzes zoals "Goedkeuren/Weigeren" of meer gecompliceerde opties die u zelf bedenkt.
Vereisten
Als u items wilt bijhouden die u ter goedkeuring of stemming hebt ingediend, moet uw e-mailaccount zich op een Microsoft Exchange-server bevinden. Exchange-servers worden meestal gebruikt in kantooromgevingen; uw thuis- en persoonlijke e-mailaccounts gebruiken waarschijnlijk geen Exchange-server, tenzij u het account via uw werk of school instelt. Ook moeten de ontvangers van de e-mail Outlook 2003 of later gebruiken om te kunnen stemmen, hoewel ze geen Exchange-account nodig hebben als ze alleen het bericht ontvangen.
Uw goedkeuringsverzoek verzenden
Het indienen van uw e-mailverzoek met behulp van de trackingfunctie is vrij eenvoudig: stel uw e-mailbericht op zoals u dat normaal zou doen, inclusief de vraag of het document waarvoor u goedkeuring nodig heeft. Schakel over naar het tabblad "Opties" en klik op "Voting Buttons gebruiken" op het lint. Outlook geeft keuzes weer die u de ontvangers kunt bieden. Geef ze een keuze om goed te keuren of af te wijzen, of vraag een eenvoudig Ja, Nee of Misschien aan. U kunt ook "Aangepast" selecteren om uw eigen opties te bieden; voer eenvoudig de opties in het veld "Gebruik stemknoppen" op het volgende scherm in, waarbij elke optie wordt gescheiden door een puntkomma.
De stemknoppen gebruiken
Wanneer de ontvanger uw bericht in Outlook opent, ziet hij bovenaan een waarschuwing dat het bericht stemknoppen bevat. Door in Outlook 2013 en Outlook 2010 op de waarschuwing te klikken, kan de ontvanger de stemopties weergeven en op een ervan klikken. In versies 2007 en 2003 verschijnen de stemopties op de werkbalk. Nadat de persoon zijn stem heeft uitgebracht, stuurt Outlook automatisch een antwoord naar de oorspronkelijke afzender om hem op de hoogte te stellen van de selectie.
Volg de resultaten
U kunt niet alleen de resultaten van de onderwerpregels volgen, maar u kunt ook een tabel openen met een samenvatting van de antwoorden op een enkele vraag. Deze functie is vooral handig wanneer u een vraag voorlegt aan een grote groep. Open gewoon een van de antwoorden op uw vraag en klik vervolgens op het antwoord van de persoon bovenaan het bericht. Outlook geeft een andere optie weer voor 'Bekijk stemreacties'. Klik op de optie om alle stemmen, goedkeuringen of afwijzingen te zien die voor deze specifieke vraag zijn ingediend.
