Bij het verzenden van een e-mail zet de openingsaanhef vaak de toon voor het hele bericht, net zoals bij zijn oudere neef de papieren brief. Het adresseren van een e-mail aan één persoon -- of zelfs twee mensen -- is meestal eenvoudig genoeg, maar wanneer u hetzelfde bericht naar drie of meer mensen stuurt, kan het een beetje verwarrend worden en loopt u het risico dat u per ongeluk iemand beledigt. Maak uw aanhef zorgvuldig om ervoor te zorgen dat uw berichten op de juiste manier worden ontvangen.
Houd het gelijk
Bepaal wat u weet over de drie mensen die u e-mailt. Als je dezelfde hoeveelheid informatie over ze allemaal hebt, is het maken van een aanhef eenvoudig: "Dear Jim, John and Jane" of "Dear Mr. Smith, Mr. Doe en Ms. Brown", afhankelijk van de mate van formaliteit. Soms weet u echter iets belangrijks niet over een van de drie mensen. Jim Smith is bijvoorbeeld duidelijk een man en Jane Brown een vrouw, maar Alex Jones kan Alexander of Alexandra zijn. Gebruik in dat geval de volledige naam voor alle drie de personen -- "Beste Jim Smith, Jane Brown en Alex Jones."
Variërende formaliteit
Vaak heeft het formaliteitsniveau dat door de aanhef wordt aangegeven, invloed op de inhoud van de hele e-mail. Als de drie mensen die je aanspreekt verschillende niveaus van formaliteit verdienen, overweeg dan om twee of drie afzonderlijke berichten te sturen in plaats van één. Als u absoluut maar één bericht moet verzenden, spreek dan elke persoon aan met het juiste formaliteitsniveau in plaats van het te verhogen of te verlagen. Als u bijvoorbeeld uw professor en twee van uw klasgenoten een e-mail stuurt, opent u het bericht met "Geachte professor Keating, Neil en Todd."
Adres met zorg
Overweeg of de drie mensen naar wie u het bericht verzendt, in één gesprek moeten worden opgenomen. Als je bijvoorbeeld drie van je vrienden uitnodigt voor een feestje, is het logisch om één bericht te gebruiken; als je een feest organiseert en drie van je vrienden helpen, aan de andere kant, is het misschien beter om drie afzonderlijke berichten te sturen, die elk alleen de relevante informatie bevatten. Als je absoluut maar één bericht moet sturen, spreek dan de drie ontvangers normaal aan in de aanhef, maar doe ook je best om te identificeren welke delen van het bericht voor elk van hen relevant zijn.
Cc en Bcc
Houd bij het aanspreken van de e-mailontvangers in de aanhef rekening met hoe het bericht hen bereikt. Als u alle drie de ontvangers e-mailt met behulp van het veld "Aan:" of "Cc:", neem dan alle drie de mensen op in de aanhef zoals normaal, tenzij het bericht in de eerste plaats bedoeld is voor een van de ontvangers en alleen naar de andere twee is verzonden voor hun informatie. Als dat het geval is, spreek dan de primaire ontvanger aan in de aanhef en leg in de eerste paar regels uit waarom je het bericht ook naar de andere twee stuurt. Als een of meer personen het bericht via het veld "Bcc:" ontvangen, zorg er dan voor dat u die persoon niet in de aanhef opneemt om belediging te voorkomen.
