De Structured Query Language (SQL) wordt gebruikt om databases te manipuleren. Informatie uit een database halen, deze sorteren, analytische berekeningen uitvoeren en nieuwe gegevens invoegen zijn allemaal taken die door SQL worden uitgevoerd. Deze gemeenschappelijke taal wordt gebruikt op veel databaseplatforms die zijn ontworpen door verschillende bedrijven. Microsoft Office biedt enkele SQL-mogelijkheden. U kunt SQL-query's rechtstreeks ontwerpen in de databasetoepassing, Microsoft Access, of toegang krijgen tot SQL-systemen vanuit Microsoft Excel. Hoewel Microsoft Office zelf geen robuust databaseplatform is, zijn deze tools aanwezig om het bereik van zijn productsuite te vergroten.
SQL-weergave in Microsoft Access
Stap 1
Open Microsoft Access vanuit de map "Alle programma's" van het menu "Start" in het submenu Microsoft Office. Dit programma is opgenomen in veel installaties van de Microsoft Office-productsuite.
Stap 2
Klik op het deelvenster "Queries" in het hoofdconfiguratiescherm van Microsoft Access. Dit is de tweede optie in de lijst met opdrachten aan de linkerkant van een databasevenster.
Stap 3
Open een bestaande zoekopdracht door te klikken op een zoekopdracht in het deelvenster "Queries" of klik op de knop "Nieuwe zoekopdracht maken". Er wordt een nieuw venster geopend in de queryweergave.
Stap 4
Klik op het menu "Beeld" bovenaan het Access-venster.
Selecteer de optie "SQL View" in het menu. Er verschijnt een nieuw venster. U kunt de database nu manipuleren met behulp van standaard SQL-instructies.
Verbinding maken met SQL vanuit Excel
Stap 1
Open Microsoft Excel vanuit de map "Alle programma's" van het menu "Start" in het submenu Microsoft Office.
Stap 2
Klik op het tabblad "Gegevens" bovenaan het programma. Klik op de optie "Microsoft Query" in het menu "Van andere bronnen".
Stap 3
Klik op het selectievakje "Gebruik de Query Wizard om query's te maken/bewerken" in het venster dat verschijnt.
Stap 4
Zoek een externe databasebron in het venster die u met Excel wilt verbinden. Dit kan een Microsoft Access-database zijn of een SQL-server. Klik OK." De Query Wizard wordt gestart.
Typ SQL-instructies om de gegevensimport aan te passen. U hebt nu toegang tot een SQL-interface om te bepalen hoe Excel gegevens uit externe bronnen haalt.
