De personal computer heeft de manier waarop mensen zaken doen voor altijd veranderd: voor elke belangrijke bedrijfstaak is er een passende softwareoplossing. Als u de boekhouding van uw bedrijf nog steeds met de hand doet, overweeg dan de grote verschillen tussen dat en het gebruik van speciale boekhoudsoftware. Er zijn grote voordelen verbonden aan digitaal gaan, maar deze voordelen brengen bepaalde risico's met zich mee. Het hangt allemaal af van wat het beste werkt voor u en uw bedrijf.
Nauwkeurigheid en consistentie
Boekhoudsoftware maakt gebruik van geautomatiseerde berekeningen om ervoor te zorgen dat uw wiskunde altijd klopt. Bovendien zorgt geautomatiseerde boekhouding voor consistentie in uw rapportage via gestandaardiseerde bestandsindelingen en gevestigde workflows. Boekhoudsoftware is echter maar zo slim als de gebruiker, en overstappen op digitale boekhouding garandeert niet noodzakelijkerwijs het elimineren van fouten. Geautomatiseerde boekhouding, indien correct uitgevoerd, is echter nauwkeuriger dan handmatige boekhouding.
Snelheid van binnenkomst
Als u eenmaal een geautomatiseerde oplossing voor uw bedrijf heeft geïmplementeerd, zou de tijd die u aan boekhoudtaken besteedt aanzienlijk moeten afnemen. Gegevens invoeren via een toetsenbord en de computer het werk laten doen is sneller dan dingen opschrijven en uitrekenen met een rekenmachine, en boekhoudsoftware wordt geleverd met een verscheidenheid aan ingebouwde sjablonen die zijn ontworpen om het proces eenvoudiger te maken. Bovendien zijn gegevens die via een geautomatiseerde boekhouding worden ingevoerd direct toegankelijk, zodat u altijd over de meest recente cijfers beschikt. Het nadeel is dat het enige tijd kost om je aan te passen aan het gebruik van de nieuwe software, waardoor de aanvankelijke tijdwinst wordt verminderd.
Beveiliging en veiligheid
Hoewel u uw boekhoudgegevens met een wachtwoord kunt beveiligen en op uw werkcomputer kunt opslaan, is handmatige boekhouding minder veilig omdat de geschreven documenten zich in de loop van de tijd opstapelen en steeds grotere opslagoplossingen vereisen. Bovendien kunt u eenvoudig een back-up maken van digitale boekhoudgegevens op een externe schijf, terwijl u handmatige boekhoudgegevens handmatig moet kopiëren. Het verliezen van uw digitale boekhoudgegevens is minder dramatisch dan het verliezen van de originele documenten, omdat u uw back-ups met minimale poespas kunt herstellen. Computerhardware is echter kwetsbaarder dan de eigenlijke documenten, dus u moet stappen ondernemen om uw gegevens te beschermen in het geval van een hardwareprobleem.
Distributiegemak
Bij handmatige boekhouding maakt en distribueert u handmatig facturen, rekeningen en andere records. Met digitale boekhouding kunt u dezelfde set documenten in veel minder tijd maken en zoveel exemplaren afdrukken als u nodig hebt. U kunt vervolgens digitale documenten via e-mail verzenden, waardoor u de hoeveelheid fysieke media die uw bedrijf daadwerkelijk moet gebruiken, kunt beperken. Met geautomatiseerde boekhoudsoftware is het gemakkelijk om alle documenten die uw bedrijf nodig heeft af te drukken, te kopiëren en te verzenden. Dit maakt het echter ook gemakkelijker voor een kwaadwillende partij om uw gegevens te onderscheppen.
