Het feit dat e-mail van groot belang is in moderne zakelijke communicatie, valt niet te ontkennen. Elke dag worden er miljoenen e-mails verzonden van bedrijven naar klanten en leveranciers, van werknemers naar hun managers en van de ene collega naar de andere. Er zijn verschillende redenen voor het overwicht van e-mail in vergelijking met andere communicatiemethoden.
directheid
E-mail wordt bijna onmiddellijk verzonden en ontvangen, of de ontvanger nu een paar deuren verder is of duizenden kilometers verderop. Hierdoor stroomlijnt het gebruik van e-mail zowel interne als externe communicatie, waardoor het sneller en gemakkelijker wordt om belangrijke informatie te verzenden en te verspreiden en bijna realtime statusupdates mogelijk te maken. Op zijn beurt maakt de continue stroom van relevante informatie zowel werknemers als leidinggevenden efficiënter en productiever, waardoor snel kan worden gereageerd op elk probleem dat zich kan voordoen.
Record houden
E-mailberichten blijven in de inbox van een gebruiker, tenzij ze opzettelijk worden verwijderd, en zowel stand-alone e-mailsoftware als webmailservices bieden een zoekfunctie en filters waardoor het opsporen van een specifiek bericht slechts enkele seconden duurt. Dit creëert een virtueel papieren spoor dat veel efficiënter is dan afgedrukte documenten die in een la worden opgeborgen, waardoor het uiterst eenvoudig is om belangrijke informatie uit e-mailcommunicatie te halen.
Lage kosten
E-mail is een van de goedkoopste manieren waarop een bedrijf kan communiceren, zowel intern als extern. Kleine bedrijven kunnen zich eenvoudig aanmelden voor gratis e-mail bij providers zoals Gmail, Yahoo of Hotmail; zelfs voor grotere bedrijven zijn de overheadkosten voor het onderhouden van een dedicated e-mailserver relatief laag. Het kostenverschil is vooral opvallend bij massacommunicatie. De kosten voor het afdrukken en bezorgen van een set marketingfolders of -brieven zijn bijvoorbeeld vele malen hoger dan die voor het verzenden van de informatie via e-mail.
Marketing
E-mail stelt bedrijven in staat om efficiënt en effectief informatie over hun producten en diensten te verspreiden, zowel naar bestaande als potentiële klanten. Een kledingbedrijf zou bijvoorbeeld een e-maillijst kunnen opzetten waarop iedereen zich kan abonneren, en vervolgens wekelijkse e-mails sturen naar iedereen op de lijst met nieuwe toevoegingen aan de catalogus. Evenzo kan een bedrijf dat gespecialiseerd is in bedrijfssoftware rechtstreeks per e-mail contact opnemen met andere bedrijven om te informeren of zij hun diensten nuttig kunnen vinden.
