Dropbox gebruikt een systeem met "geconflicteerde kopieën" wanneer meer dan één persoon aan hetzelfde bestand werkt (of wanneer dezelfde gebruiker een enkel document op twee locaties heeft geopend). Wijzigingen in het bestand worden niet automatisch samengevoegd door Dropbox; in plaats daarvan bewaart het twee afzonderlijke exemplaren van het bestand zodat de gebruiker het kan samenvoegen of verwijderen.
Hoe conflicterende kopieën werken
Als een document waaraan momenteel wordt gewerkt, wordt geopend door een andere Dropbox-gebruiker, maakt de Dropbox-client er automatisch een kopie van met de gebruikersnaam en de systeemdatum naast de oorspronkelijke bestandsnaam. Dit voorkomt dat de ene gebruiker het werk van een andere overschrijft. De twee (of meer) kopieën van het bestand worden vervolgens gescheiden gehouden totdat de gebruikers met toegang tot de map de bestanden samenvoegen of er een verwijderen. De opties voor het samenvoegen van de wijzigingen zijn afhankelijk van de programma's die worden gebruikt om toegang te krijgen tot het bestand in kwestie, maar Dropbox zelf biedt dergelijke functionaliteit niet.
Mappen delen
De in Dropbox ingebouwde functionaliteit voor het delen van mappen stelt meer dan één persoon in staat om dezelfde map met bestanden te openen. Elke gebruiker moet zijn geregistreerd bij Dropbox en de Dropbox-software moet op een lokale computer zijn geïnstalleerd - hierdoor kan elke gebruiker een lokale kopie van de betreffende map hebben. Wijzigingen die door iedereen in deze map worden aangebracht, worden vervolgens gesynchroniseerd met de andere locaties waar de map wordt gedeeld. Mappen kunnen worden gedeeld met andere Dropbox-gebruikers door er met de rechtermuisknop op te klikken in Windows of op de Dropbox-website.
Koppelen naar mappen en bestanden
Mappen en individuele bestanden kunnen ook worden gedeeld via een privélink. Iedereen met deze link kan vervolgens met of zonder Dropbox-account de gekozen bestanden of mappen bekijken, downloaden en openen. Door bestanden en mappen op deze manier te delen, is synchronisatie in twee richtingen niet mogelijk. Hoewel de ontvangers van de link bestanden kunnen downloaden en er wijzigingen in kunnen aanbrengen op hun eigen computer, hebben deze wijzigingen geen invloed op de originelen die zijn opgeslagen in Dropbox. Het gebruik van deze methode betekent dat meerdere gebruikers niet tegelijk aan hetzelfde document kunnen werken en dat er geen conflicterende bestanden worden gemaakt.
Beste praktijken
De functie voor gedeelde mappen van Dropbox is een handige manier om meer dan één persoon aan dezelfde groep bestanden te laten werken. Zolang documenten niet tegelijkertijd worden geopend, worden wijzigingen door elke gebruiker automatisch gesynchroniseerd met alle kopieën van het document en de versie die op het web is opgeslagen. Als er tegenstrijdige kopieën worden gegenereerd, gebruik dan de informatie over de datum en het tijdstempel van de gebruiker om uit te zoeken welke versie u wilt behouden. De conflicterende kopieerfunctie wordt geactiveerd, zelfs als het programma in kwestie bewerking door meerdere gebruikers toestaat. Kopieën met conflicten kunnen ook worden gemaakt door een enkele gebruiker die een document open laat op de ene computer en terugkeert om het op een andere te bewerken. Zorg er indien mogelijk voor dat al uw Dropbox-documenten zijn gesloten en opgeslagen wanneer u tussen machines schakelt.
