Met Microsoft Outlook kunt u contactgroepen maken, ook wel distributielijsten of e-mailgroepen genoemd. Als u routinematig e-mail naar dezelfde groep mensen verzendt, kunt u door ze als contactgroep in te stellen tijd besparen door de e-mail naar de groep te sturen in plaats van alle adressen in te voeren. U kunt ook een contactgroep maken die andere contactgroepen bevat. In de meeste gevallen is er geen limiet aan het aantal e-mailadressen dat u in een contactgroep kunt hebben.
Oudere versies van Outlook
Outlook 2010 en later hebben geen limiet voor het aantal adressen dat u in een contactgroep kunt opnemen. In eerdere versies was het maximale aantal adressen dat u in een contactgroep kunt opnemen afhankelijk van de hoeveelheid informatie die voor elk contact is opgeslagen. Typische limieten zijn tussen 50 en 70 contacten, maar kunnen ook zo laag zijn als 25. Een contactgroep kan stoppen met werken als u aanvullende contactgegevens van de leden toevoegt, in welk geval u de groep in twee contactgroepen kunt splitsen.
Exchange en andere e-mailservers
Hoewel het aantal adressen in een contactgroep onbeperkt is, kan de mailserver limieten hebben. In een bedrijfsomgeving kan de Microsoft Exchange-server maximale grootte hebben voor contactgroepen. In thuis- en kleine bedrijfsomgevingen kan uw internetprovider e-mails blokkeren die meer dan een bepaald aantal adressen bevatten. Bovendien kunnen e-mails die een groot aantal adressen bevatten, worden gemarkeerd of geblokkeerd als spam door de e-mailprovider of clientsoftware van de ontvanger.
Privacy en leesbaarheid
Wanneer u een e-mail naar een contactgroep verzendt, vervangt Outlook de groepsnaam door de e-mailadressen van iedereen in de groep, zodat alle ontvangers ieders e-mailadres zien. Dit kan veel ruimte boven aan de e-mail in beslag nemen en roept ook privacyproblemen op. Als de groep bijvoorbeeld een gameclub is en alle leden kennen elkaar, dan is dat prima; maar als de groepsleden elkaar niet kennen, kan het een ernstige en zelfs illegale schending van de privacy zijn om iedereen in de groep het e-mailadres van alle anderen in de groep te sturen. Om dit te voorkomen, gebruikt u het BCC-veld, niet het TO-veld, wanneer u naar een contactgroep verzendt.
Contactgroep versus mailinglijst
Een contactgroep is een handige manier voor één persoon om routinematig e-mail te sturen naar een groep of groepen mensen. Als een grote groep mensen echter regelmatig e-mail naar elkaar moet sturen, en vooral als privacy gewenst is, is een discussielijst of mailinglijstprogramma voor abonnees een betere manier om te gaan, aangezien dit webgebaseerde programma's zijn waarmee elk lid om een e-mail naar een groep te sturen met één enkel e-mailadres.
