Automatisch antwoorden in Outlook 2007

Microsoft Office 2007 bevat een functie om automatisch te reageren op inkomende berichten. Hoewel Microsoft Exchange Server een Afwezigheidsassistent bevat, kan Outlook deze functie repliceren door regels en een e-mailsjabloon te maken. Elke keer dat u een e-mail ontvangt, beantwoordt Outlook de afzender met een automatisch antwoord. Hoewel de afzender meerdere e-mails kan verzenden, staat de regel slechts één antwoord toe. Dit voorkomt dat afzenders hetzelfde antwoord meerdere keren ontvangen.

Een sjabloon voor automatisch beantwoorden maken

Open Microsoft Office 2007 en klik op het menu "Bestand". Wijs met uw muis naar "Nieuw" en klik op "E-mailbericht".

Klik op het tabblad "Opties" in de groep Opmaak. Klik op 'platte tekst'.

Typ het bericht dat u als automatisch antwoord wilt verzenden in de berichttekst.

Klik op de "Microsoft Office-knop" en klik op "Opslaan als". De Microsoft Office-knop bevindt zich in de linkerbovenhoek van uw bericht.

Klik op "Outlook-sjabloon (*.oft)" in de vervolgkeuzelijst "Opslaan als type".

Typ een bestandsnaam voor uw berichtsjabloon in het vak "Bestandsnaam" en druk vervolgens op "Opslaan".

Een regel voor automatisch beantwoorden maken

Klik op "Regels en waarschuwingen" in het vervolgkeuzemenu "Extra". Klik op 'Nieuwe regel'.

Klik op 'Berichten controleren wanneer ze binnenkomen' onder 'Begin met een lege regel'. Klik volgende."

Schakel het selectievakje 'Alleen naar mij verzonden' in onder 'Welke voorwaarden wilt u controleren?' en selecteer een andere voorwaarde die u nodig hebt. Klik volgende." Selecteer "Ja" wanneer u wordt gevraagd of u deze regel wilt toepassen op elk ontvangen bericht.

Vink het vakje "Beantwoorden met een specifieke sjabloon" aan onder "Wat wilt u met het bericht doen?"

Kijk onder "Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving" en kies "Een specifieke sjabloon". Klik op "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" in het dialoogvenster "Zoeken in".

Selecteer de sjabloon die is gemaakt voor een automatisch antwoord en klik op 'Openen'. Klik volgende."

Selecteer eventuele voorkeursuitzonderingen op de regel en klik op 'Volgende'.

Typ een naam voor uw nieuwe regel onder "Stap 1: Specificeer een naam voor deze regel" en klik op "Voltooien". Uw regel is nu ingeschakeld en klaar voor gebruik.

Tips

Microsoft Office Online biedt gratis sjablonen voor afwezigheidsberichten die kunnen worden gedownload.

Om de automatische antwoorden te kunnen verzenden, moet uw computer ingeschakeld blijven en moet Microsoft Office 2007 open blijven.

Als u uw regel wilt uitschakelen, klikt u op het menu 'Extra' en vervolgens op 'Regels en waarschuwingen'. Schakel het selectievakje uit voor de regel die u wilt uitschakelen.