Volgens Google moeten afspraakherinneringen die zijn ingesteld in Outlook of Google-agenda synchroniseren tussen beide services. Zodra u uw Google-agenda hebt gesynchroniseerd met Outlook, kunt u de afspraakherinnering in beide services wijzigen. U kunt elke Google-agenda die u bezit synchroniseren met Outlook, maar om een synchronisatie te behouden, moet de agenda worden opgeslagen in de map "Agenda" van Outlook.
Google Agenda synchroniseren
Google liet eind 2012 de ondersteuning voor Google Sync voor alle gebruikers vallen; de enige Google-gebruikers die Google Sync met Outlook kunnen gebruiken, zijn betaalde Google Apps-gebruikers. Deze gebruikers zijn onder meer Google Apps for Business, for Education en for Government. Als u een Google Apps-gebruiker bent, kunt u uw Google-agenda synchroniseren met Outlook met behulp van de tool 'Synchroniseren met Microsoft Outlook' die wordt aangeboden door Google. Volgens Google Support kun je ervoor kiezen om tools van derden te gebruiken voor het synchroniseren van je Google Agenda met Outlook, met de disclaimer dat Google geen ondersteuning of verantwoordelijkheid biedt voor deze producten.
Herinneringen voor gebeurtenissen instellen
Om de afspraakherinnering in Outlook in te stellen, opent u de agenda in Outlook en selecteert u de afspraak die u wilt wijzigen. Selecteer op het tabblad "Afspraak" de vervolgkeuzelijst naast "Herinnering" en selecteer wanneer u de waarschuwing wilt ontvangen. Als je de agenda in Google Agenda aan het wijzigen bent, klik je op de afspraak die je wilt wijzigen en selecteer je 'Afspraak bewerken'. Selecteer naast 'Herinneringen' de stijl van de herinnering en wanneer je deze wilt zien. De standaard is "Pop-up", maar u kunt er ook voor kiezen om een e-mailherinnering te ontvangen.
Soorten waarschuwingen
De standaard pop-upwaarschuwingen werken met zowel Google als Outlook - het creëert een klein pop-upvenster dat u herinnert aan uw gebeurtenissen op het gekozen tijdstip. Dit zijn in feite het enige type waarschuwingen dat u met Outlook kunt instellen. Als u Google Agenda instelt om u een e-mailwaarschuwing te sturen, gaat het bericht naar het e-mailadres dat aan uw Google-account is gekoppeld. Als u deze waarschuwingen in Outlook wilt ontvangen, moet u Outlook instellen om uw e-mailadres te beheren.
Taken in Outlook
Zowel Google Agenda als Outlook bieden een taakbeheersysteem, hoewel de Outlook-versie aanzienlijk meer opties biedt. Wanneer u een taak instelt op Google, worden de vervaldatum, het onderwerp en de notities allemaal gesynchroniseerd met het gedeelte 'Mijn taken' van Outlook. U kunt taken markeren als voltooid, taken verwijderen en nieuwe taken toevoegen in beide services. Google Agenda biedt echter geen ondersteuning voor het subtaaksysteem van Outlook. U kunt ook geen categorieën, voortgangsupdates, terugkerende taken of taakherinneringen synchroniseren met uw Google-taken. U kunt deze functies echter nog steeds gebruiken in Outlook-taken zonder het taaksysteem van Google te verbreken.
