Carbon-copy of CCing, iemand op een e-mail houdt in dat een duplicaat naar een andere ontvanger wordt gestuurd, naast de hoofdontvanger in het veld "Aan:" van de e-mail. De juiste etiquette is essentieel bij het verzenden van een CC, omdat dit soort e-mail professionele risico's met zich meebrengt, waaronder een overweldigend management met te veel onnodige e-mails, inbreuk op de privacy van een collega, verwarring over verantwoordelijkheden en overbodig dubbele inspanningen.
Vermijd CCing van de baas van uw collega
Het kan je helpen je frustratie te uiten aan een manager die de bevoegdheid heeft om met een vervelende collega om te gaan, maar het sturen van een CC naar haar baas voor een e-mail waarin je haar op iets negatiefs uitspreekt, kan je later achtervolgen. Als je het iemand anders aandoet, is de kans groot dat iemand op een gegeven moment je eigen baas in CC zet en een fout benadrukt die je hebt gemaakt. In plaats van slecht karma voor jezelf te creëren, kijk of je het probleem met je collega kunt oplossen in een privé-e-mail, of beter nog in persoon. Als je echt met het management over het probleem moet praten, doe dat dan persoonlijk of via de telefoon - niet per e-mail, omdat je altijd het risico loopt dat het management je antwoordt met een CC aan de medewerker in kwestie.
Dubbelcheck antwoordthreads
De beste etiquette is om een manager alleen een CC te sturen voor een nieuw gesprek of als een FYI die geen antwoord vereist. De snelste manier om iemand in verlegenheid te brengen of informatie met de verkeerde persoon te delen, is door een manager te CC op een e-mail te reageren op vele andere e-mails tussen jou en de hoofdontvanger in dezelfde thread. Als de CC absoluut noodzakelijk is voor de laatste e-mail in de thread, verwijder dan eerdere e-mails in dezelfde thread als deze informatie onthullen die alleen bedoeld is voor u en de hoofdontvanger. Doe ook geen moeite om een manager te CCen op e-mails zonder echt noodzakelijke informatie, zoals die voor een simpele "Bedankt!"
Om toestemming vragen
Zoek van tevoren uit of het goed is dat je collega's en hun bazen, of je bazen, ze een CC geven in e-mails over gevoelige onderwerpen zoals de prestaties van iemand anders, of welke e-mailonderwerpen ze het liefst een CC ontvangen. Als je in je hoofd vastlegt wie oké is met CC's en wie niet, heb je meer kans om in vrede te blijven met je collega's en management. U kunt het probleem ook bespreken met iemand van personeelszaken om erachter te komen of uw bedrijf een beleid heeft over welke soorten e-mails moeten worden verzonden naar het midden- of hoger management. Managementpersoneel ontvangt vaak een buitengewoon aantal e-mails en zal deze beleefdheid waarschijnlijk op prijs stellen.
Houd het professioneel
Alle elektronische correspondentie waarin het management een CC ontvangt, moet zo professioneel en generiek mogelijk zijn. U zou een beleid kunnen instellen waarbij u nooit CC's naar leidinggevend personeel stuurt die op enigerlei wijze als persoonlijk, passief-agressief of controversieel kunnen worden beschouwd. Beter nog, om risicovolle CC-fouten te voorkomen, stuur helemaal geen CC's naar het management, maar kies in plaats daarvan voor persoonlijke e-mails of persoonlijke gesprekken. Vermijd ook het sturen van CC's naar het management als dit verwarring zou veroorzaken over wie verantwoordelijkheid moet nemen voor een actie; als ofwel de hoofdontvanger of de CC-d-manager denkt dat de andere persoon uw e-mailverzoek zal behandelen, kan het helemaal niet worden behandeld, of ze kunnen beide inspanningen onnodig dubbel doen.
