Het is gemakkelijk voor je inbox om honderden of zelfs duizenden e-mails te vullen als je niet constant sorteert en verwijdert. Dit alles doen zonder de hele dag iets belangrijks te missen, kan al moeilijk genoeg zijn zonder alle e-mails te moeten doorzoeken die je steeds krijgt en die je niet wilt. De Outlook-client van Microsoft biedt u opties om deze berichten uit uw inbox te houden.
Blokkeren versus sorteren
Outlook is een e-mailclient; als zodanig accepteert het de bestanden die e-mails van uw e-mailserver vormen die u kunt beheren. U kunt Outlook dus niet configureren als een soort e-mailfirewall die voorkomt dat berichten van bepaalde afzenders ooit op de servers van uw e-mailprovider terechtkomen. U kunt Outlook echter gebruiken om e-mails op bepaalde criteria te sorteren, zodat ze hun weg naar uw inbox niet vinden.
Geblokkeerde afzenders
Een manier om e-mails uit uw inbox te blokkeren, is door de optie "Block Sender" van Outlook te gebruiken om e-mails rechtstreeks naar uw map met ongewenste e-mail te sturen. U kunt e-mailadressen aan deze lijst toevoegen door met de rechtermuisknop op een e-mail van een bepaalde afzender te klikken, uw cursor over "Ongewenst" te bewegen in het menu dat verschijnt en vervolgens "Blokkeer Afzender" te selecteren.
Automatisch verwijderen met regels
De map met ongewenste e-mail is niet de enige plek waar u automatisch ongewenste e-mailberichten kunt plaatsen. Door regels te maken voor hoe Outlook inkomende berichten moet behandelen, kunt u e-mails van een bepaalde afzender omleiden waar u maar wilt, inclusief de prullenbak. U kunt dit doen door op het tabblad "Bestand" te klikken, vervolgens op "Regels en waarschuwingen beheren" te klikken en het tabblad "E-mailregels" te openen. U ziet dan de sjablonen voor het maken van een nieuwe regel door op 'Nieuwe regel' te klikken. U kunt Outlook vertellen om e-mail te sorteren op een willekeurig aantal criteria, inclusief het e-mailadres van de afzender, bepaalde woorden of zinnen in de onderwerpregel of hoofdtekst van de e-mail of zelfs andere berichtontvangers.
Regels bijwerken
Outlook-regels zijn niet in steen gebeiteld als u ze eenmaal hebt gemaakt. U kunt criteria toevoegen, criteria verwijderen of wijzigen hoe overeenkomende berichten worden verwerkt door regels te bewerken. U kunt dit doen door terug te gaan naar E-mailregels, het selectievakje naast de regel die u wilt wijzigen aan te vinken, op "Regel wijzigen" te klikken en het menu-item te selecteren voor de wijziging die u wilt aanbrengen.
