Boekhoudsoftware is ontworpen om een groot deel van het boekhoudproces te automatiseren. Het doel is om de boekhouding eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger te maken. Hoewel de software zijn doel dient, zijn er nadelen aan het uitsluitend vertrouwen op technologie voor uw boekhoudkundige behoeften. Daarom is het belangrijk om de basisprincipes van boekhouding te begrijpen en om boekhoudsoftware te gebruiken.
Kosten
Bij gebruik van boekhoudsoftware dient u de software en eventuele aanvullende licenties voor andere gebruikers en computers aan te schaffen. Voor sommige software moet u upgrades of updates aanschaffen voor extra functies. U moet er ook voor zorgen dat uw computer de software kan uitvoeren. Als dat niet het geval is, moet u ook uw computer upgraden.
Vertrouwen op computers
Als uw computer crasht of gegevens beschadigd zijn door een virus, kunt u uw boekhoudsoftware niet gebruiken totdat het probleem is verholpen. Dit betekent ook dat u geen toegang heeft tot ingevoerde gegevens totdat de computer weer draait. Uw gegevens kunnen ook beschadigd zijn, wat betekent dat u informatie opnieuw moet invoeren, tenzij u een back-up van uw bestanden hebt gemaakt. Als er een stroomstoring is, is uw software bovendien onbruikbaar, tenzij u een laptop met batterijvoeding gebruikt.
fraude
Boekhoudsoftwaregegevens vereisen extra beveiligingsniveaus om problemen zoals fraude en verduistering te voorkomen. Software maakt het voor gebruikers gemakkelijker om gegevens te wijzigen, waardoor fraude gemakkelijker te realiseren is. Als gevolg hiervan is er een toenemende behoefte aan interne auditors om te controleren op eventuele onjuistheden in de gegevens. Er moeten ook beveiligingsmaatregelen worden genomen om de mate van controle die gebruikers hebben over de functies van boekhoudsoftware te beperken.
Aanvullende software
Voor de meeste boekhoudsoftware heeft u aanvullende software nodig om rapporten te kunnen bekijken. Met sommige programma's kunt u bijvoorbeeld gegevens exporteren als een PDF-bestand of een Excel-spreadsheet. Hierdoor kunnen gebruikers zonder het boekhoudprogramma de gegevens inzien. De weergavesoftware kan echter een extra kostenpost voor de gebruiker met zich meebrengen.
Menselijke fout
Hoewel het gemakkelijk is om getallen verkeerd op te schrijven, is het nog makkelijker om een getal verkeerd te typen. Het te snel invoeren van gegevens in boekhoudsoftware kan leiden tot ernstige fouten. Als het programma berekeningen uitvoert, kan het moeilijker zijn om de oorzaak van het probleem te achterhalen. Spreadsheets, digitale grootboeken of geschreven grootboeken maken het volgen eenvoudiger en sneller.
Opleiding
Boekhoudsoftware vereist dat u de tijd neemt om het te leren gebruiken. Hoewel je misschien een ervaren accountant bent, moet je nog steeds leren wat elke knop en menuopdracht doet om boekhoudsoftware effectief te gebruiken. Deze leercurve kan leiden tot kostbare fouten. In sommige gevallen kan een betaalde training nodig zijn om te leren hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd. Als u niet technisch onderlegd bent, kan het proces nog moeilijker zijn.
Tijd
Veel accountants merken dat het meer tijd kost om gegevens in boekhoudsoftware in te voeren dan om ze te schrijven of in een spreadsheet te typen. Door stapsgewijze schermen duurt het proces vaak langer, vooral voor degenen die de software niet vaak gebruiken of nog niet bekend zijn met het programma. Als de software veel stappen vereist om basisgegevens in te voeren, kunnen de tijdsvereisten opwegen tegen de voordelen van automatische berekeningen.
