Het verzenden van een Outlook-e-mail die is opgemaakt als een memorandum, geeft de ontvanger een visuele herinnering dat het bericht een officieel bericht is. Hoewel Outlook geen ingebouwde memosjabloon heeft, kunt u de opmaakinstellingen wijzigen zodat uw bericht overeenkomt met de algemeen aanvaarde memostijl. Nadat u uw bericht als memo hebt opgemaakt, kunt u de instellingen opslaan in een sjabloon, zodat u dezelfde stijl kunt gebruiken voor toekomstige memo's.
Stap 1
Klik op "Nieuwe e-mail" in Outlook om een nieuw berichtvenster te openen.
Stap 2
Selecteer het tabblad "Tekst opmaken" en klik vervolgens in het berichtgebied om de lintopties te activeren.
Stap 3
Klik op de kleine pijl in de groep Alinea op het lint. Outlook opent een dialoogvenster waarin u de opmaakopties voor alinea's kunt wijzigen zodat deze overeenkomen met de algemeen aanvaarde opmaak voor zakelijke memo's.
Stap 4
Stel de instelling Uitlijning in op "Links" om uw tekst links uit te lijnen.
Stap 5
Stel de speciale instelling in het gedeelte Inspringen in op "Geen" om inspringingen van nieuwe alinea's te verwijderen.
Stap 6
Wijzig de instelling Regelafstand in 'Enkel'.
Stap 7
Wijzig de instelling Na in het gedeelte Afstand in ten minste 8 punten. Dit zorgt ervoor dat Outlook een lege regel tussen alinea's invoegt.
Stap 8
Klik op "OK" om de alinea-instellingen op te slaan.
Stap 9
Selecteer een gemakkelijk te lezen lettertype zoals Times New Roman of Arial. Voor een ouderwetse, getypte look kies je voor Courier New.
Stap 10
Sla het bericht op als sjabloon zodat u het voor toekomstige memo's kunt gebruiken. Klik op 'Bestand', selecteer 'Opslaan als' en wijzig de instelling 'Opslaan als type' in 'Outlook-sjabloon (*.oft)'. Noem de sjabloon "Memo" of iets dergelijks en klik vervolgens op "Opslaan".
Stap 11
Voer de e-mailadressen van de ontvangers in het veld Aan in en plaats vervolgens het onderwerp van de memo in het veld Onderwerp.
Stap 12
Voer de tekst van uw memo in het berichtgebied in. Voeg korte sectiekoppen in wanneer u van onderwerp verandert of een nieuw segment begint. Laat een lege regel voor en na elke kop.
Maak bovenaan een koptekst als u deze informatie in de hoofdtekst van het bericht wilt opnemen. De eerste vier regels moeten beginnen met "TO:", "FROM:", "DATE:" en "SUBJECT:", waarbij elke regel wordt gescheiden door een lege regel. Deze stap is optioneel, omdat de e-mailkop bovenaan het bericht al het memoformaat volgt.
