Een van de minder bekende functies van Excel is de mogelijkheid om automatisch subtotalen op meerdere niveaus te genereren met behulp van de subtotaalfunctie van de toepassing. Als u bijvoorbeeld verkoopcijfers in uw werkblad bewaart, kunt u subtotalen maken voor verkopen in elke regio, plus geneste subtotalen, uitgesplitst naar staat en zelfs stad. Om subtotalen op meerdere niveaus te implementeren, gebruikt u eerst de geavanceerde sorteerfunctie van Excel om uw gegevens opnieuw in te delen in de juiste groeperingsniveaus.
Sorteer uw gegevens in niveaus
Stap 1
Bereid uw gegevens voor op sorteren door lege rijen of kolommen te verwijderen. Maak ook een titelrij bovenaan uw gegevens als u dat nog niet heeft gedaan.
Stap 2
Selecteer alle cellen die gegevens bevatten. Als u subtotalen alleen op een deel van het werkblad wilt toepassen, selecteert u in plaats daarvan die rijen.
Stap 3
Selecteer het tabblad "Start", klik op de opdracht "Sorteren en filteren" en selecteer vervolgens de optie "Aangepast sorteren". Excel opent het dialoogvenster Sorteren.
Stap 4
Klik op het vervolgkeuzemenu "Sorteren op" en selecteer de kolom die u wilt gebruiken om uw subtotalen op het eerste niveau te groeperen. Als uw gegevens bijvoorbeeld verkoopcijfers bevatten die zijn geïdentificeerd per regio, staat en stad, selecteert u de kolom 'Regio' om van de regionale verkoopcijfers uw subtotalen op het eerste niveau te maken.
Stap 5
Klik op het vervolgkeuzemenu 'Dan door' en selecteer de kolom die u wilt gebruiken voor uw subtotalen op het tweede niveau. Als u in het bovenstaande voorbeeld een subtotaal op het tweede niveau wilt maken voor elke staat binnen een regio, selecteert u "staat" in de vervolgkeuzelijst.
Stap 6
Herhaal de vorige stap voor eventuele aanvullende subtotaalniveaus die u wilt maken, zoals verkooptotalen op plaatsniveau in het voorbeeld.
Klik op "OK" om de gegevens te sorteren en het dialoogvenster te sluiten.
Subtotalen op meerdere niveaus maken
Stap 1
Selecteer een cel die gegevens bevat. Als u subtotalen alleen op een deel van het werkblad wilt toepassen, selecteert u in plaats daarvan die rijen.
Stap 2
Selecteer het tabblad "Gegevens" en klik vervolgens op de opdracht "Subtotaal" in de groep Overzicht. Excel opent het dialoogvenster Subtotaal.
Stap 3
Klik op het vervolgkeuzemenu onder 'Bij elke wijziging in' en selecteer vervolgens de kolom die u wilt gebruiken voor uw subtotalen op het eerste niveau. Selecteer dezelfde kolom die u hebt geselecteerd voor uw sortering op het eerste niveau. In het eerder gebruikte voorbeeld zou u "Regio" selecteren om subtotalen op het eerste niveau te maken op basis van regionale verkopen.
Stap 4
Vink een of meer van de vakjes in het deelvenster "Subtotaal toevoegen aan" aan om aan te geven in welke kolom uw nummers staan. In het voorbeeld kunt u het vakje naast 'Verkoopbedragen' aanvinken.
Stap 5
Klik op "OK" om uw subtotalen op het eerste niveau te maken.
Stap 6
Klik nogmaals op de opdracht "Subtotaal" om te beginnen met het maken van uw subtotaal op het tweede niveau.
Stap 7
Klik op het vervolgkeuzemenu onder 'Bij elke wijziging in' en selecteer vervolgens de kolom die u wilt gebruiken voor uw subtotalen op het tweede niveau. In het voorbeeld zou u 'Status' selecteren.
Stap 8
Vink hetzelfde vakje aan in het deelvenster "Subtotaal toevoegen aan" dat u eerder hebt aangevinkt.
Stap 9
Schakel het selectievakje naast 'Huidige subtotalen vervangen' uit. Als u deze instelling wist, behoudt Excel eerdere subtotaalniveaus en wordt een nieuw niveau gemaakt.
Klik op "OK" om subtotalen op het tweede niveau te maken. Herhaal de stappen voor elk extra niveau van subtotalen dat u wilt toevoegen, waarbij u telkens het vinkje naast "Huidige subtotalen vervangen" verwijdert. U kunt maximaal acht niveaus van subtotalen maken.
